Forretningsorden og procedurer m.m.

Forretningsorden for afvikling af bestyrelsesmøder i HF Vesterled

1. Er gældende for både ordinære og ekstraordinære bestyrelsesmøder.
2. Der vælges en referent. Det skal tilstræbes at referatet sendes til alle bestyrelsesmedlemmer senest 1 uge efter mødets afholdelse.
3. Der vælges en dirigent/ordstyrer for hvert møde; og det anbefales at opgaven går på skift, så alle får mulighed for at lede et bestyrelsesmøde.
4. Det er formanden, eller i dennes fravær næstformanden, der er ansvarlig for bestyrelsesmødernes afvikling.
5. Det skal sikres at alle kan komme til orde. Diskussioner skal foregå i en god tone, i respekt for eventuelle forskellige holdninger, og i henhold til den vedtagne kodex for ”adfærd”.
6. Taletiden kan begrænses af dirigenten. Når der i diskussionerne ikke bliver tilføjet nye argumenter til behandling af det aktuelle punkt, kan formanden eller dirigenten/ordstyreren begære afstemning.
7. Det skal sikres at alle punkter bliver behandlet.
8. Der arbejdes efter en fast dagsorden:
9. Indkomne punkter til behandling under ”andet”, skal sendes til formanden senest 7 dage før bestyrelsesmødet.
10. Formanden udsender en opdateret dagsorden 5 dage før bestyrelsesmødet.
11. Dagsordenen skal være realistisk i forhold til mødets længde. Det tilstræbes at bestyrelsesmøder maksimalt varer 3 timer.

Vedtaget på bestyrelsesmøde 26.10.2021

Arbejds- og opgavebeskrivelse for valgt kasserer i HF Vesterled

Tjekke og afstemme haveforeningens bankkonti mindst 2 gange pr. måned. Ved ind- og udbetalinger printes disse og påhæftes henholdsvis indtægts-/udgiftsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.

Tjekke og afstemme haveforeningens pengekasse, og tømme brevbakken, mindst 2 gange pr. måned.

Ved kontant ind- og udbetalinger udfyldes henholdsvis indtægts-/udgiftsbilag påført dato, tekst, beløb og underskrift – og kassereren påfører konteringsnummer.

Kontant beholdning over 200,- kr. indsættes i bank, og der udfyldes et udgiftsbilag med dato og teksten ”fra kasse til bank”. Ved sæsonens afslutning indsættes hele kontaktbeholdningen i banken.

Tjekke mail vedr. økonomi, med vedhæftede regninger m.m. Mail videresendes til regnskab.vesterled@gmail.com . Hvis andre bestyrelsesmedlemmer tjekker mail vedr. økonomi, med vedhæftede regninger m.m. – skal disse videresendes til regnskab.vesterled@gmail.com.  Mail/regning printes og påhæftes udgiftsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.

Kassereren skal tjekke regnskabsmail regelmæssigt!

Ved leje af fælleshuset, hvor forespørgsel foregår i forbindelse med kontortid, sendes mail til kassereren: regnskab.vesterled@gmail.com med information om havenr., navn og dato for udlejning. Forespørgsler på udlejning modtaget på mail, videresendes til samme mailadresse, til info for kassereren. Ved indbetaling af leje, printes mail og kvittering for indbetaling – og påhæftes indtægtsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.

I forbindelse med opskrivningen til ventelisten i forbindelse med kontortiden, udarbejdes et registreringsbilag der skal bruges som regnskabsbilag. Skema og evt. bilag lægges i kuvert til kassereren, der placeres i kassererens brevbakke. Kontantbeløb lægges i pengekasse, sammen med udfyldt indtægtsbilag.

Ved havesalg sendes mail til regnskab.vesterled@gmail.com, med kopi af ny lejekontrakt og oplysning om samlet salgspris der indsættes på deponeringskonto. Kassereren registrerer ny haveejer i banken og i kassererens medlemsdatabase. Formanden registrerer ny haveejer med mailadresse og tlf.nr. i hfvesterled@gmail.com. Derudover er formanden ansvarlig for registrering i haveforeningens medlemsoplysninger i Kolonihaveforbundet.

I forbindelse med havesalg overfører kassereren, sammen med formanden, den aftalte salgspris til sælgers bankkonto fra haveforeningens deponeringskonto.

Før opkrævning af haveleje, tjekkes registreringen af de nye medlemmer, og økonomiudvalget mødes i forbindelse med kontortid. Økonomiudvalget gennemgår opkrævningerne sammen – herunder også opkrævningen af den fælles forsikring.

Der nedsættes af bestyrelsen et vandudvalg bestående af 2 medlemmer, hvoraf mindst 1 er bestyrelsesmedlem. Vandudvalget skal aflæse de individuelle vandure og indsætte tallene i udarbejdet regneark, der udregner vandforbruget i den enkelte kolonihave.

Kassereren modtager herefter regnearket fra vandudvalget. Regnearket sendes til regnskab.vesterled@gmail.com . Regnearket sammenholdes med modtaget vandregning – hvorefter vandregningen udspecificeres til de enkelte haver, så hver have betaler for eget forbrug, plus andel af fællesudgifter. Vandudvalg og økonomiudvalg mødes for at foretage dette.

Økonomiudvalget inddrages i forbindelse med intern revision.

Økonomiudvalget er ansvarlig for, at bilag videregives til ekstern bogføring indenfor de aftalte terminer.

Der afholdes økonomiudvalgsmøde mindst 1 gang pr. måned i forbindelse med kontortid. Økonomiudvalget består af formand og kasserer, og begge kan indkalde. Økonomiudvalget forbereder også den økonomiske orientering til bestyrelsesmøde.

Økonomiudvalget er ansvarlig overfor bestyrelsens beslutninger.

Tiltrådt af bestyrelsen den 13.3.2018

Opgavebeskrivelse for "husansvarlig" i Fælleshuset:

Hovedrengøring i forbindelse med sæsonstart.

Derefter henover sæsonen oprydning efter behov og holde øje med at alt er som det skal være.

Planlægge arbejdsopgaver i forbindelse med fælles arbejdsdage (f.eks. vinduespudsning, støvsugning af sofaer, reparation af stole/borde, vask af voksduge m.m., rengøring af fryser/køleskab).

Sikre vask af gardiner, karklude, viskestykker, håndklæder efter behov.

Afkalkning af kaffemaskiner.

Tjek opvaskemaskine for påfyldning af salt og afspændingsmiddel.

Holde øje med skabe og skuffer i køkkenet – nyindkøb aftales med bestyrelsen.

Tjek at rengøringsartikler m.m. er i depotrummet – nyindkøb aftales med bestyrelsen.

Holde øje med ting som skal repareres/vedligeholdes – og aftal med bestyrelsen at det sker og hvem der gør det.

Den husansvarlige får af bestyrelsen meddelelse om kommende udlejninger.

Da det er lejers pligt at rengøre lokalerne og udearealerne omkring fælleshuset som beskrevet i ”husorden” og udlejningsaftale, skal den husansvarlige tjekke at fælleshuset overdrages og afleveres som aftalt.

Sikre oprydning og vinterklargøring ved sæsonafslutning i samarbejde med bestyrelsen, der også sikre tømning af varmtvandsbeholder ved vandlukningen.

 Udarbejdet i samarbejde med ”husansvarlige”, den 11.5.2016

Jan Ahrendt, formand